エクセルは何が出来る?覚えると仕事が超ラクになるから使えるようになるといいよ!

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エクセルでいったい何ができるんだろう?

エクセルを始めたての方だったり、まだまだこれからという方にとってはエクセルって未知の存在だと思います。

私は、営業マンとしてエクセルを仕事で10年以上使い続けていまして、「エクセルなしでは仕事ができない」というくらいエクセルを重宝しています。

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1日の始まりはエクセルを立ち上げることから!くらいの感じです

エクセルはできることが多いので、工夫次第ではいろいろとあるのですが、当記事ではまずは大きく何が出来るか?という事についてお伝えしていきたいと思います。

目次

決まり切った作業を自動化できるのがエクセル

私が最初に社会に出て教わったのは、「エクセルは決まりきった作業は簡単にできる」という事です。

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当時の上司に「エクセルを使えばちまちま電卓で計算する必要ないからな!」と教わりました

例えば100件、1000件の計算を手でしていたら1日作業ですが、エクセルだと計算式を入れてコピペしたら数十秒でで完了します。

同じ作業を繰り返ししてくれたり、決まった動作を正確にしてくれるのがエクセルのいいところです。

毎日エクセルを触り倒している私ですが、エクセルが少し使えるようになってきたことで業務は各段に効率化しました。

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時間も短縮されますし、頭を使わないダルイ作業が減るのでイライラもへりましたよ(笑)

エクセルでは何ができるのか?

計算

まず当然ですが、エクセルは計算ができます。

これは例ですが足し算、引き算、掛け算、割り算ができます。

もちろん、このように「かっこ」を使っての計算もできますので、算数でやったことはすべて使えます。

ビジネスをする上で不自由をしたことはありませんよ。


文章(ビジネス文書・書類)

例えばこのように、報告書もエクセルを使えば自由に作れます。

テンプレートもネット上にたくさんあるので、「エクセル 報告書 テンプレート」と検索すればいろんなものが出てきます。

レイアウトや内容も自由に作成できるので、エクセルは報告書をつくるのにも自由度が高いので重宝しています。


このように表を作ることも簡単にできます。

表を作成するときには、手入力が必要な場合もありますが、表の中身に計算式を入れておくと違うセルを計算した内容を反映させることも可能なので便利です!

グラフ

このようなグラフもエクセルで簡単に作ることができます。

先ほどの表だけでは数字だけになってしまってわかりづらいです。

なのでグラフ化するとパッと見た時にイメージがつかめるのでグラフ化はとても役立ちます。

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数字も大事ですが、見た目でぱっとわかることも仕事では大事だと感じますね。

ヨメのアイコン画像ヨメ

わかりやすいもんね


画像加工

エクセルを使えば、写真の加工など画像の加工もできます!

例えば、このような画像も文字入れや矢印などはエクセルで入れました。

知り合いのデザイナーさんがエクセルを使って画像を作っていたのを見たことがあり、「エクセルってこんな使い方ができるんだ」と感心したことも覚えています。


データベースの整理・分析

これまでの表や計算などの機能を使って、大量にあるデータベースの並べ替えを行ったり、データの分析を行う事が出来ます。

このようなデータを昇順・降順に並べ替えることも簡単です。

Aの列を名前順に並べ替えてみました。

これもほんの数秒でできる作業です。

このように、決まったデータを整理したり分析したりという事にエクセルは非常に役立ちますよ。

データのチェック

例えばですが、データのチェックとしてこのようなことにも私は使っています。

  • 重複のチェック
  • データの一致チェック
  • 入力もれの有無

など、関数を使って工夫すれば「計算する」だけの機能にはならないんですよね。

ここが工夫のしどころかなと思うポイントで、これまで膨大なデータを処理してきたのでチェック機能をエクセルでできるのはとても便利です。

仕事のミスも減りますので、エクセルが使えるようになると周りの評価も上がりますよ。


自動操作(マクロ)

レベルが高いのですが、「マクロ」という機能を使えば、決まりきった作業を自動で処理してくれます。

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簡単に言うと、ボタンを押すと、「シュンシュン!」ってエクセルが動いて動作を完了してくれます!とても便利です!

マクロは自分でエクセルに「こういう動きをしてほしい」というのをプログラムする必要があるため、難易度は上がります。

ですが、いずれできるようになると業務がさらに楽になりますよ!

最近では、仕事で60分かかっていた作業をマクロを組むことで10分まで短縮しました。

  • ミスが無い
  • 高速で動くので人の処理スピードより格段に速い
  • つまり超ラクできる!

つまり、仕事を楽できるので決まりきった作業がルーチンワークであるなら絶対使った方がいいですね。

初心者は難しく考えずに

全部やろうとは考えないことが大事!

エクセルを始めたての方はまずは全部の事をやろうとしない事です。

いきなり全部の機能を使いこなすことは不可能です。

10年間、ほぼ毎日使っていますが、まだすべて使いこなせているわけではありませんので。

必要な事を必要なときに覚えていくことがいいのかなと思いますね。

最低限は覚えておいた方がいい事

  • 簡単な関数(SUM関数など)
  • 保存などの基本操作
  • セルへの文字入力の方法

本当に基礎中の基礎ですが、エクセルを開いたこともないくらいのレベルであれば、これは学んでおいた方がいいです。

簡単な参考書を買って、ペラペラ開いているだけでも何となくこんなことができるというのがわかりますよ。

初心者におすすめのエクセル本

初心者はまずはエクセルの教科書的な本を1冊持っておくといいですよ。

このようなエクセルの教科書を買ってみて、「エクセルのこの部分は何ができるんだろう?」と調べてみてください。

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むやみやたらに覚えていくのもいいですが、教科書があると安心ですよ

まとめ

エクセルでできることをお伝えしました。

エクセルでできる事
  • 決まり切った作業は自動でできる。
  • 自動化できると仕事が楽になる
  • いろんな機能があるけれど、まずは動かし方を覚えるといいです。

まずは、できることはたくさんあるのですが、まずはエクセルってどうやって使えばいいのか、動かせばいいのかを学ぶ方がいいですね。

教科書レベルの本が1冊あるとエクセルを使い始める時には役立ちますので、1冊手元に持っておくことをお勧めしますよ。

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